Cookies Helpen ons om een betere diensten te kunnen verlenen. Als je gebruik wilt maken van onze diensten stem je toe om cookies te gebruiken
Zoek
U heeft geen artikelen in uw winkelwagen
Privacyverklaring
Privacyverklaring NELOS
1 GEBRUIKTE TERMEN
• NELOS: Nederlandstalige Liga voor Onderwateronderzoek en -Sport.
• NELOS-clubs: clubs aangesloten bij NELOS. De clubs zijn de eigenlijke NELOS-leden.
• NELOS-leden: personen aangesloten bij een NELOS-club en door deze club als lid opgegeven aan de NELOS-administratie.
• Regionale organisaties: de door NELOS in zijn statuten vermelde verenigingen van NELOS-Clubs van een geografische regio.
• NELOS-sporten: de verschillende sporten en andere activiteiten die bij NELOS kunnen beoefend worden en waar een NELOS-lid kan voor inschrijven. In 2018 zijn dat: lucht&nitroxduiken, jeugdduiken, duiken met minder validen, vrijduiken, onderwaterhockey, zwemmen met vinnen, recreatief zwembadgebruik en een administratieve inschrijving (niet-actief lid).
• Secretaris/clubsecretaris: persoon door een NELOS-club belast werd met het verwerken van de persoonsgegevens naar de NELOS-administratie. Deze persoon hoeft niet noodzakelijk aangesteld zijn in de officiële functie van secretaris van zijn ver-eniging.
2 ALGEMEEN
NELOS hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. NELOS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook ge-kend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type per-soonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens ge-waarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
3 VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN VERWERKERS
Als NELOS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy-verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contact-gegevens: NELOS VZW Brusselsesteenweg 313-315 2800 Mechelen Telefoon: 015 29 04 86 E-mail: secretariaat@nelos.be
De verwerkingshandelingen van je persoonsgegevens door NELOS worden in beginsel door de hiernavolgende personen uitge-voerd die als verwerker optreden:
• personeelsleden van het NELOS-secretariaat;
• NELOS-leden belast met algemene administratieve taken;
• NELOS-leden belast met het organiseren van activiteiten (opleidingen, …);
• NELOS-leden die activiteiten organiseren ingericht door de Regionale organisaties.
4 WAAROM EN OP WELKE BASIS VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Naargelang de NELOS-sporten waar je voor ingeschreven bent, worden je persoonsgegevens door NELOS verwerkt ten behoeve van één of meerdere van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• je gegevens te kunnen beheren en te kunnen deelnemen aan de activiteiten van NELOS (uitvoering overeenkomst);
• je aan het onderricht in een NELOS-sport te kunnen laten deelnemen (uitvoering overeenkomst);
• je aan het onderricht in een NELOS-sport, georganiseerd door een regionale organisatie te kunnen laten deelnemen (uitvoe-ren overeenkomst);
• Je te kunnen voorzien van certificaten van behaalde kwalificaties (uitvoering overeenkomst).
• het afsluiten van een duikongevallenverzekering (uitvoering overeenkomst, bescherming vitaal belang betrokkene);
• Het versturen van het bondsblad ‘Hippocampus’, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang);
• Het voldoen aan de eisen van de overheid (Sport Vlaanderen, VTS, …)(wettelijke verplichting);
• Het bekomen van subsidiëring vanwege de overheid (gerechtvaardigd belang);
• Vergoedingen kunnen uitkeren en die rapporteren aan de overheid (wettelijke verplichting).
5 WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor bovenstaande doelstellingen:
• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, …;
• Rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit, …
• Bankrekeningnummer
• Verklaring van medische geschiktheid.
• Behaalde sporttechnische en andere relevante kwalificaties (duikbrevetten, redder, DHV, diploma’s …)
• Gegevens nodig voor het deelnemen aan opleidingen en gerelateerde activiteiten binnen NELOS
• Beeldmateriaal
6 WIE VERWERKT DE GEGEVENS?
Een algemeen overzicht van welke gegevens, door wie en op welke wijze verwerkt worden kunnen hieronder teruggevonden worden.
Een meer gedetailleerd overzicht van de verwerkte gegevens en wie daarbij betrokken is, wordt bijgehouden in een register van verwerkingsactiviteiten, dat raadpleegbaar is op het NELOS-secretariaat.
6.1 Volgende gegevens worden verwerkt binnen NELOS:
Welke gegevens?
Wie verwerkt deze?
Op welke manier?
Identificatiegegevens, bankrekeningnr en rijksre-gisternr.
Het personeel en de NELOS-leden door het bestuur belast met een administratieve taak.
De informatie ingevuld door het lid op het inschrijvings-formulier van een club, aangevuld met gegevens van de Vlaamse Overheid, wordt opgenomen in de NELOS - da-tabank.
Persoonlijke kenmerken
Het personeel en de NELOS-leden door het bestuur belast met een administratieve taak.
Idem
Verklaring medische ge-schiktheid
Het personeel en de NELOS-leden door het bestuur belast met een administratieve taak
De medische verklaring wordt door de clubsecretaris in ontvangst genomen en deze medische geschiktheid wordt door de secretaris bevestigd op de Nelos-leden-administratiepagina. Deze bevestiging wordt opgenomen in de NELOS-data-bank. Deze bevestiging bevat geen medische gegevens, ze is enkel een aanduiding dat de club de nodige docu-menten van het NELOS-lid heeft ontvangen opdat het lid medisch geschikt kan worden geacht om de ingeschre-ven NELOS-sport te beoefenen.
Sporttechnische kwalifica-ties
Het personeel en de NELOS-leden door het bestuur belast met een administratieve taak
NELOS verwerft deze gegevens als volgt:
• Ingebracht door NELOS zelf bij verwerving van kwa-lificaties.
• Door de persoon zelf aan het NELOS-secretariaat bezorgde gegevens (Duikbrevetten andere organi-saties, diploma’s i.v.m. sport, …)
• Van de overheid verkregen gegevens (VOTAS-ID, di-ploma’s VTS,…)
Deze gegevens worden opgeslagen in de NELOS-data-bank.
Van de op de NELOS-web-site geregistreerde perso-nen:
• identificatiegegevens
• relevante kenmerken
• Gegevens van uitge-voerde duiken en an-dere voor opleiding en beoefening van de ver-schillende NELOS- sporten nuttige infor-matie
De op de website geregistreerde personen
NELOS heeft een online-systeem, deel van de NELOS-website, om opleidingen en andere NELOS-sportgerela-teerde activiteiten te kunnen organiseren.
In dat systeem worden gegevens van de daarvoor in-stemmende NELOS-leden opgenomen.
In zover dat nodig is voor de werking ervan, kunnen deze gegevens geconsulteerd worden door de andere deelnemers aan dat systeem.
Inschrijving in en instemming met het gegevensgebruik van het online-systeem wordt gegeven door te registre-ren op de website.
Alle NELOS-leden die wensen deel te nemen aan een opleiding (zowel instructeurs als diegenen die een oplei-ding wensen te volgen) dienen zich daarom te registre-ren.
6.2 Opgenomen gegevens in de NELOS-databank:
• Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, rijksregisternummer
• Woonplaats: straat en nummer, postnummer, gemeente, land
• E-mail, GSM, telefoon, fax
• Lidnr (NELOS-ID), BEFOSnr, VOTAS-ID1
• Bankrekening
• NELOS-sporttechnische kwalificaties
• Deelname aan NELOS-opleidingen
• Historiek van vroegere activiteiten (bv uitgevoerde duiken, …) relevant voor het volgen van een opleiding.
• Relevante niet-NELOS sporttechnische kwalificaties
• Registratie van verklaringen medische geschiktheid
• Historiek inschrijvingen in NELOS-clubs
• Functies binnen NELOS-clubs of in de NELOS-organisatie
• Afgeleverde certificaten
• Historiek van onkostenvergoedingen
6.3 Volgende gegevens worden overgedragen buiten NELOS:
Welke gegevens?
Wie verwerkt deze?
Op welke manier?
Identificatiegegevens + persoonlijke kenmerken + medische geschiktheid
Ongevallenverzekering
Worden op verzoek van de verzekeringsmaatschappij overgedragen door NELOS.
Identificatiegegevens: naam, voornaam, NELOS-ID
Gegevens NELOS-sport-kwalificaties en medische geschiktheid.
Contactmogelijkheden: emailadres, telefoon
Regionale organisaties
De regionale organisaties verkrijgen deze gegevens op verzoek en onder de voorwaarde dat ze enkel gebruikt worden voor het organiseren van NELOS-sportactivitei-ten die kaderen in en bijdragen tot het behalen van kwalificaties of het uitdiepen van daaraan gerelateerde kennis en vaardigheden.
Zij verkrijgen deze gegevens enkel onder voorwaarde van ondertekening van een verwerkingsovereenkomst.
6.4 Volgende gegevens worden gezamenlijk met de NELOS-clubs verwerkt:
Welke gegevens?
Wie verwerkt deze?
Op welke manier?
Identificatiegegevens + persoonlijke kenmerken + medisch geschiktheid
NELOS
De informatie ingevuld door het lid op het club-inschrijvingsformulier wordt opgenomen in een NELOS-databank via een afgesloten pagina van de NELOS ledenadministratie-website, enkel beschikbaar voor de secretaris van de duikclub.
De verdere verwerking bij NELOS gebeurt door de NELOS-administratie.
De NELOS-administratie gebruikt deze gegevens ook voor het indienen bij de overheid (Sport Vlaanderen) van de jaarlijkse ledenlijst.
Van personen in opleiding kunnen de daarvoor nodige gegevens opge-nomen worden in een databank van een online-opleidingssysteem waar ze kunnen geconsulteerd worden door de deelnemers aan dat oplei-dingssysteem, in zover dat nodig is.
Sporttechnische kwalifica-ties
NELOS
Deze kwalificaties worden door NELOS ingebracht in de bovenge-noemde database en zijn gedeeltelijk ter consultatie via de voornoemde afgesloten pagina.
1 ID van persoon in de VOTAS-databank van Sport Vlaanderen / Vlaamse Trainersschool (VTS)
7 VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (verwerker) voor:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Gepersonaliseerd materiaal (kledij, etc.)
• Organisatie van opleidingen in het buitenand (stages)
• Voorzien van catering bij activiteiten
• Fondsenwerving (sponsors, subsidies)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan degenen waarmee we een verwerkersovereen-komst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daar-van.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
8 MINDERJARIGEN
Voor de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de toestemming van de betrokkene en waar deze verwerking betrekking heeft op personen jonger dan 16 jaar, dient de schriftelijke toestemming daarvoor gegeven te worden door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
9 BEWAARTERMIJN
NELOS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
NELOS verbindt zich ertoe :
• de gegevens verwerkt op grond van toestemming niet langer bij te houden dan 5 jaar na einde NELOS - lidmaatschap, uitge-zonderd eerdere wijzigingen in de verstrekte toestemming;
• de gegevens verwerkt op grond van de uitvoering van een overeenkomst niet langer bij te houden dan de einddatum van geldigheid van deze gegevens en dit met een minimum van 5 jaar na einde lidmaatschap.
• de gegevens die worden bewaard op basis van een wettelijke verplichting, te zullen bewaren gedurende de termijn zoals door de wet bepaald;
• De gegevens verwerkt op grond van de vitale belangen van de belanghebbende, niet langer bij te houden dan tot op het ogenblik waarop het beschermde belang de verdere bewaring niet langer vereist;
• Ongeacht bovenstaande, zullen gegevens die het voorwerp uitmaken van een lopende gerechtelijke of andere procedure, in elk geval bewaard blijven voor zolang als dergelijke procedure dit vereist en dit tot op het ogenblik van uitputting van elk mogelijk rechtsmiddel of tot wanneer enige beslissing onherroepelijk is geworden.
10 BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen on-rechtmatige verwerking:
• Organisatorische maatregelen:
o Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
o Toegangsbeperking: de toegang tot je gegevens, wordt beperkt tot de personen opgesomd zoals opgesomd in deze verklaring
o Geheimhoudingsverplichting: alle personen die namens [Naam Duikclub] van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
o Anonimiteitsprincipe: bij het verzenden van e-mails en communicatie, hanteren we een anonomiteitsprincipe, waarbij de bestemmelingenlijst niet zichtbaar zijn voor de overige ontvangers;
o Digitalisering: gegevens worden voor zoveel als mogelijk op beveiligde digitale wijze verwerkt, om waar mogelijk te ver-mijden dat gegevens via digitale, papieren of andere weg op een verkeerde plek terechtkomen of door derden raad-pleegbaar zijn;
• Technische maatregelen:
o We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
o We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
o Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
o We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
11 GEGEVENSLEKKEN
Desondanks de voorziene maatregelen voor beveiliging van gegevens, kan het toch gebeuren dat er een inbreuk is met betrek-king tot je persoonsgegevens. Met inbreuk wordt bedoeld dat je persoonsgegevens gelekt zijn naar derden toe terwijl het zeker niet de bedoeling was.
Mocht blijken dat deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor je rechten, zullen wij je onmiddellijk op de hoogte brengen. Daarbij informeren wij je over
• de aard van de inbreuk,
• de contactpersoon voor verdere informatie,
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de genomen maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen waar mogelijk te beperken.
12 JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing/verbetering of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren waarbij je duidelijk omschrijft over welke persoonsgegevens het gaat en welk recht je precies wilt uitoefenen.
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een an-dere partij.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent.
13 KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact op te nemen met het NELOS-secretariaat.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
14 WIJZIGING PRIVACYVERKLARING
NELOS kan de privacyverklaring steeds wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in de privacywetgeving. De laatste versie is steeds beschikbaar op de NELOS-website